Облачные хранилища позволяют сохранять большие объемы файлов в интернете, получать к ним доступ практически с любого устройства в любое время и любом месте (после авторизации). В «Гугл Диске» дополнительно можно работать с документами, таблицами, формами и презентациями.
Упорядочить документы помогут сервисы «Фото», «Контакты», «Календарь», Google Keep (создание заметок и списков, в том числе голосовых). Эффективную работу обеспечат «Документы», «Таблицы», «Презентации» и «Диск» - облачное хранилище с возможностью увеличения пространства. «Гугл» работает и на операционной системе «Андроид», так что использование большинства сервисов возможно с помощью смартфона. Это значительно упрощает работу: загрузку и создание файлов, переписку и звонки, позволяет воспользоваться оптимальным способом ввода информации (текстовым или голосовым). Рассмотрим поподробнее:
Каждому пользователю бесплатно выделяется 15 Гб для хранения данных.Работа с сервисами «Гугл», в том числе с хранилищем файлов, возможна на устройствах под управлением операционной системы «Андроид 4.4.» или более поздней версии. Чтобы узнать версию, нужно открыть настройки смартфона, перейти во вкладку «Система», далее - «О телефоне» или «О планшете». На iOS работа возможна на устройствах с версией операционной системы от 10 и выше. Чтобы узнать версию, нужно открыть раздел «Настройки» на iPhone или iPad, далее - «Основные», «Об устройстве», «Версия».
Совместный доступ к файлам
Совместный доступ к файлам в хранилище Google, фото, к «Документам» и «Таблицам» позволяет разрешить другим людям просматривать, редактировать или комментировать какой-то документ. Чтобы работать с кем-то над фалами Microsoft Office, нужно преобразовать их в формат «Гугл». Можно предоставить доступ отдельным пользователям, доступ по ссылке или доступ для всех в интернете. Если выбрать опцию «Просмотр», документ можно будет открывать, но нельзя редактировать или менять настройки доступа, «Комментирование» - возможность оставлять комментарии и предлагать какие-то изменения, не без права редактировать файл и менять уровень доступа, «Редактирование» предполагает возможность принимать и отклонять предложенные правки, менять настройки.
Упорядочить документы помогут сервисы «Фото», «Контакты», «Календарь», Google Keep (создание заметок и списков, в том числе голосовых). Эффективную работу обеспечат «Документы», «Таблицы», «Презентации» и «Диск» - облачное хранилище с возможностью увеличения пространства. «Гугл» работает и на операционной системе «Андроид», так что использование большинства сервисов возможно с помощью смартфона. Это значительно упрощает работу: загрузку и создание файлов, переписку и звонки, позволяет воспользоваться оптимальным способом ввода информации (текстовым или голосовым). Рассмотрим поподробнее:
Файловое хранилище
Хранилище файлов Google – это облачный файловый хостинг, который создан и поддерживается корпорацией. Функции включают хранение файлов в интернете, редактирование, совместные доступ. В состав «Диска» входят «Гугл.Таблицы», «Презентации» и «Документы». Это набор офисных приложений, которые обеспечат комфортную совместную работу над электронными таблицами, презентациями, текстовыми документами, веб-формами, чертежами и другими файлами. Общие документы в хранилище доступны поисковым системам.
Как работать с этим инструментом, рассмотрю ниже.
На персональном или переносном компьютере для работы с «Диском» нужно открыть страницу drive.google.com. В разделе «Мой диск» доступны загруженные и синхронизированные (если настроена синхронизация) файлы и папки, созданные пользователем таблицы, презентации и формы. 
Загрузка и создание файлов
Чтобы загрузить файлы в облачное хранилище Google, достаточно просто перетащить нужные объекты с компьютера в папку «Диска». После загрузки и проверки на вирусы документы будут доступны на странице «Мой диск». Можно включить автоматическое преобразование файлов в формат Google, чтобы они отображались корректно и стала доступна функция редактирования. Для этого на странице настроек «Диска» нужно установить флажок на «Преобразовывать загруженные файлы в формат Google».
Внимательно нужно загружать файлы с одинаковыми названиями, потому что при загрузке второй документ по умолчанию будет сохранен как новая версия первого. Чтобы сохранить такие файлы по отдельности, можно либо переименовать документ, либо при загрузке выбрать опцию «Сохранить как отдельный файл». В хранилище Google можно загружать изображения, текстовые документы, видео, аудио и архивы. Важно, что загруженные файлы занимают место в «облаке» даже в том случае, если они добавлены в папку другого пользователя.
Чтобы легче было сориентироваться среди большого количества документов, можно поместить их в папки. Это можно сделать как в онлайн-интерфейсе облачного хранилища Google, так и в приложениях для «Андроид» или iOS. Изменения синхронизируются между платформами автоматически. Чтобы создать папку, нужно нажать «Создать» (слева) и выбрать пункт «Папку», а затем ввести название. Перемещать файлы и папки из любых разделов хранилища можно перетаскиванием или опцией «Переместить в...», которая доступна при нажатии правой кнопкой мыши на папку или файл.
Функция автозагрузки и синхронизации автоматически сохранит файлы с компьютера на «Гугл Диск», если приложение установлено на ПК или смартфоне и настроено. После установки приложения нужно авторизоваться (ввести имя пользователя и пароль) и выбрать начальные настройки. Чтобы выбрать файлы и папки для синхронизации, на компьютере нужно нажать на соответствующий значок («облачко») и выбрать необходимые. Если нужного файла или папки нет в списке доступных, следует нажать «Выбрать папку».
Автозагрузка и синхронизация могут замедлять работу компьютера при нестабильном подключении к интернету. Также в этом случае часто возникают ошибки. Чтобы изменить скорость загрузки и скачивания, нужно нажать на значок «облачка» на компьютере, выбрать «Еще», затем - «Настройки» и «Настройки сети», где можно задать скорость. Чтобы снизить скорость, нужно указать необходимое значение с помощью стрелок, а чтобы увеличить — выбрать «Без ограничений».
Работа в оффлайн-режиме Автозагрузка и синхронизация могут замедлять работу компьютера при нестабильном подключении к интернету. Также в этом случае часто возникают ошибки. Чтобы изменить скорость загрузки и скачивания, нужно нажать на значок «облачка» на компьютере, выбрать «Еще», затем - «Настройки» и «Настройки сети», где можно задать скорость. Чтобы снизить скорость, нужно указать необходимое значение с помощью стрелок, а чтобы увеличить — выбрать «Без ограничений».
Облачное хранилище Google Drive поддерживает работу в оффлайн-режиме. Включить доступ можно в том случае, если устройство подключено к интернету, пользователь использует браузер Chrome, не работает в режиме инкогнито, а на устройстве достаточно места для хранения файла. Дополнительно должно быть установлено и включено расширение для браузера «Документы оффлайн». Для работы в оффлайн-режиме нужно установить флажок «Сохранять документы на этот компьютер, чтобы работать с ними без подключения к интернету».
Совместный доступ к файлам
Совместный доступ к файлам в хранилище Google, фото, к «Документам» и «Таблицам» позволяет разрешить другим людям просматривать, редактировать или комментировать какой-то документ. Чтобы работать с кем-то над фалами Microsoft Office, нужно преобразовать их в формат «Гугл». Можно предоставить доступ отдельным пользователям, доступ по ссылке или доступ для всех в интернете. Если выбрать опцию «Просмотр», документ можно будет открывать, но нельзя редактировать или менять настройки доступа, «Комментирование» - возможность оставлять комментарии и предлагать какие-то изменения, не без права редактировать файл и менять уровень доступа, «Редактирование» предполагает возможность принимать и отклонять предложенные правки, менять настройки.
Советы
Внутри хранилища можно включить поиск внутри PDF-файлов и изображений. Для этого нужно нажать на файл, выбрать «Открыть с помощью», а после «Гугл.Документы». В зависимости от качества изображения и читаемости текста не каждый раз может быть получен хороший результат, но все равно это довольно-таки полезная опция для работы с отсканированными документами.
Чтобы освободить пространство, обычно достаточно удалить самые большие файлы. Из начального окна приложения нужно щелкнуть ссылку на расчет объема хранилища. Самые большие файлы будут показаны вверху. Можно щелкнуть «Использованная квота», чтобы увидеть сверху самые маленькие файлы. Тут важно помнить, что некоторые оригинальные файлы не учитываются в общем объеме выделенного пространства.
Комментариев нет:
Отправить комментарий